Como Correr la Nomina de un Pequeno Negocio en Houston: El Proceso por Periodo de Pago

Una duena de salon de belleza en el Galleria contrató a su primera empleada en febrero. Sabia que tenia que “hacer la nomina” pero no tenia claro que significaba eso en la práctica. Compro QuickBooks Payroll, dio de alta a la empleada y asumio que el sistema lo manejaria todo.

Para el 20 de marzo tenia un aviso del IRS. Habia generado los recibos de nomina en QuickBooks pero nunca habia empujado los depositos de impuestos a través de EFTPS. Los recibos salieron. Los impuestos federales quedaron sin depositar. El IRS se dio cuenta antes que ella.

Correr la nomina de un pequeno negocio en Houston significa mas que generar un recibo de pago. Cada periodo tiene una secuencia de pasos, y saltarse cualquiera crea un problema con sus empleados o un problema con el IRS.

Aqui esta el ciclo completo.

Antes del Primer Pago: Lo que Tiene que Estar en Orden

Antes de correr la nomina por primera vez, necesita cuatro cosas confirmadas:

Un EIN del IRS. Este es su numero de identificacion del empleador. Se solicita en irs.gov y se recibe de inmediato en linea. Todos los formularios fiscales que presente como empleador hacen referencia a este numero.

Registro en EFTPS. El Sistema de Pago Electronico de Impuestos Federales es la plataforma donde hace sus depositos de impuestos de nomina. El registro tarda de 7 a 10 dias habiles porque el IRS envia su PIN por correo postal. Hagalo antes de su primera fecha de pago.

Una cuenta en la TWC. Los empleadores de Texas se registran con la Comision de Fuerza Laboral de Texas para manejar el seguro de desempleo. Se configura en twc.texas.gov despues de contratar al primer empleado.

El W-4 y el I-9 de cada empleado. El W-4 le indica cuanto retener en impuestos federales. El I-9 verifica la autorizacion de trabajo. Necesita ambos documentos antes de que cualquier empleado empiece a trabajar.

Si alguna de estas piezas falta, su primera corrida de nomina generara obligaciones fiscales que no podra cumplir a tiempo.

Paso 1: Recopilar y Aprobar Horas

Al inicio de cada periodo de pago necesita las horas finales y aprobadas de cada empleado por hora. “Finales” importa aqui. Si un empleado agrega horas despues de que ya corrio la nomina, tiene dos opciones: corregir manualmente o procesarlo en el siguiente periodo. Ambas crean complicaciones.

La mayoria de los pequenos negocios en Houston usa uno de tres metodos:

• Una aplicacion de registro de tiempo (Clockify, Homebase, TSheets) que exporta horas a una hoja de calculo
• Un reloj checador fisico
• Aprobacion de horas enviadas por el empleado

Para empleados asalariados no hay horas que recopilar. Su pago bruto es fijo por periodo. Pero igual necesita saber si algun empleado tomo tiempo libre sin goce de sueldo, recibio un bono, o tuvo cualquier otro cambio que afecte su pago.

Paso 2: Calcular el Pago Bruto y las Deducciones

El pago bruto es el numero de partida. Para empleados por hora: horas trabajadas multiplicadas por la tarifa, mas tiempo extra al 1.5x por cada hora sobre 40 en la semana laboral. Para asalariados: el salario anual dividido entre el numero de periodos de pago al ano.

Del pago bruto se restan:

Retencion del impuesto federal sobre la renta. Basada en el W-4 de cada empleado. El monto varia segun el estado civil y los dependientes declarados. El software de nomina lo calcula automaticamente usando las tablas de la Publicacion 15 del IRS.

FICA del empleado. 6.2% para el Seguro Social (hasta el limite de $176,100 en 2026) y 1.45% para Medicare. Estos salen del cheque del empleado.

Deducciones voluntarias. Primas de seguro medico, aportaciones a un 401(k), embargos salariales u otras deducciones acordadas.

Lo que queda despues de todas las deducciones es el pago neto, el monto que llega a la cuenta bancaria del empleado.

Paso 3: Procesar el Deposito Directo

El deposito directo es estandar para la mayoria de los negocios en Houston hoy en dia. Usted envia el archivo de nomina a su banco o servicio de nomina dos dias habiles antes de la fecha de pago. El banco procesa la transferencia ACH y los fondos llegan a las cuentas de los empleados el dia de pago.

Si corre la nomina usted mismo a través de QuickBooks Payroll o Gusto, el software maneja el envio del deposito directo. Usted aprueba la nomina, el software retira los fondos de su cuenta de negocio y los empleados reciben su pago.

Paso 4: Hacer el Deposito de Impuestos Federales

Este fue el paso que la duena del salon omitio. Despues de que corre la nomina, le debe al IRS los impuestos que se retuvieron de los empleados mas su parte patronal.

Lo que debe por periodo:

• Impuesto federal sobre la renta retenido del empleado
• FICA del empleado (6.2% de Seguro Social + 1.45% de Medicare por empleado)
• Parte patronal del FICA (6.2% + 1.45% por cada empleado)

La mayoria de los pequenos negocios son depositadores mensuales, lo que significa que los depositos de enero vencen el 15 de febrero, los de febrero el 15 de marzo, y asi sucesivamente.

Los depositos se realizan a traves de EFTPS. Inicia sesion, selecciona el tipo de pago 941, ingresa el monto y confirma. El IRS recibe la confirmacion en 24 horas.

Las multas por depositos tardios empiezan en 2% para uno a cinco dias de retraso y suben al 15% si el IRS ya envio un aviso. Sobre un deposito mensual de $5,000, una multa del 15% es $750, solo por llegar tarde.

Paso 5: Presentar el Formulario 941 Cada Trimestre

El Formulario 941 es la declaracion trimestral de impuestos de nomina. Resume todo lo que ocurrio durante el trimestre: salarios totales pagados, impuestos retenidos, depositos realizados y cualquier ajuste.

Fechas limite:

• T1 (ene-mar): 30 de abril
• T2 (abr-jun): 31 de julio
• T3 (jul-sep): 31 de octubre
• T4 (oct-dic): 31 de enero

El Formulario 941 es donde el IRS concilia sus depositos individuales contra su obligacion fiscal total.

Paso 6: Presentar el Reporte de Salarios ante la TWC

Los empleadores de Texas presentan un reporte trimestral de salarios ante la Comision de Fuerza Laboral de Texas. Este reporte lista los salarios de cada empleado durante el trimestre y se usa para calcular su obligacion de seguro de desempleo.

Fechas limite de la TWC (un mes despues del cierre de cada trimestre):

• T1: 30 de abril
• T2: 31 de julio
• T3: 31 de octubre
• T4: 31 de enero

La multa por presentacion tardia de la TWC es de $25 por dia. Un reporte con dos semanas de retraso cuesta $350. Estas multas son independientes de cualquier penalizacion del IRS.

La TWC tambien requiere que reporte a los nuevos empleados ante la Procuraduria General de Texas dentro de los 20 dias posteriores a su fecha de inicio.

Paso 7: Conciliar la Nomina con sus Libros Contables

Al cierre de cada mes, los datos de nomina deben coincidir con su libro mayor. Salarios pagados, impuestos retenidos, impuestos patronales y deducciones de beneficios deben vincularse a cuentas especificas.

Un negocio de construccion en Pearland llego a nosotros con los libros desordenados: habian corrido la nomina correctamente pero nunca registraron el gasto de impuestos patronales en los libros. La ganancia parecia mas alta de lo real porque habia un gasto real sin registrar.

Cuando Considerar un Servicio de Nomina en Houston

Para uno o dos empleados con salario fijo, correr la nomina usted mismo es manejable si se mantiene disciplinado con la fecha limite de EFTPS.

Una vez que tiene tres o mas empleados, tarifas de pago variables, personal por hora con tiempo extra, o contratistas mezclados con empleados, la tasa de error sube. Una sola equivocacion en el tiempo extra se propaga a cada periodo afectado.

Los servicios de nomina en Houston de EZQ Group manejan cada paso de este ciclo. Usted aprueba las horas, nosotros nos encargamos del resto. Los precios comienzan en $75 al mes para hasta tres empleados.

Llamenos al (346) 389-5215 o solicite una cotizacion gratuita de nomina para saber cuanto costaria en su caso.

El IRS no envia advertencias antes de las multas. La multa llega con el aviso. Poner el proceso en orden antes de que eso ocurra vale la llamada.