Como Hacer Taxes de un Negocio Pequeno: Guia Completa

El ano pasado tuve un cliente en Katy, dueno de una taqueria haciendo $800K en ventas, que estaba llenando la misma forma que un fotografo freelance en Sugar Land ganando $120K. Resulta que sus negocios estaban estructurados diferente, asi que sus taxes no tenian nada en comun. Despues trabaje con una LLC de dos socios en the Heights que era completamente diferente a una LLC de un solo miembro haciendo el mismo tipo de trabajo. Y ni me hagan hablar del dueno de un S-Corp en Pearland que tenia mas dolor de cabeza con sus taxes que un sole proprietor ganando el doble.

La estructura de tu negocio decide todo sobre como hacer tus taxes. Si entiendes esa conexion, lo demas cae en su lugar.

Tu Estructura Determina Tu Forma

El IRS no tiene una sola forma de “tax return para negocios.” Tu estructura determina la forma que llenas, cuando la entregas, y si pagas taxes a nivel del negocio o a nivel personal.

Esto es lo que veo mas seguido para el ano fiscal 2025 (returns que se entregan en 2026):

Tipo de Entidad	Forma Principal	Fecha Limite	Extension
Sole Proprietorship (propietario unico)	Schedule C (con Form 1040)	15 de abril, 2026	15 de octubre, 2026
LLC de un solo miembro	Schedule C (con Form 1040)	15 de abril, 2026	15 de octubre, 2026
Partnership / LLC de multiples miembros	Form 1065 + Schedule K-1	16 de marzo, 2026	15 de septiembre, 2026
S-Corporation	Form 1120-S + Schedule K-1	16 de marzo, 2026	15 de septiembre, 2026
C-Corporation	Form 1120	15 de abril, 2026	15 de octubre, 2026

Fuente: Fechas de entrega del IRS por tipo de entidad

Aqui esta lo que agarra a la gente desprevenida: los partnerships y S-Corps entregan el 16 de marzo, no el 15 de abril. Eso es un mes completo antes. Si te pasas de la fecha, te cobran $260 por socio o accionista por cada mes de atraso, hasta 12 meses, segun las instrucciones del IRS para Form 1065. Tuve una firma de cuatro socios en Cypress que llego a mi oficina en julio, tres meses tarde con su declaracion. Antes de ver si habian pagado lo correcto, ya debian $3,120 en multas. Aprendieron la leccion por las malas.

Sole Proprietors y LLCs de Un Solo Miembro

El IRS le dice a una LLC de un solo miembro “entidad ignorada.” Significa que la ignora. Tu haces tus taxes exactamente igual que un sole proprietor.

Lo que llenas:

• Schedule C para tu ingreso y gastos del negocio
• Schedule SE para calcular tus taxes de Social Security y Medicare
• Los dos van con tu Form 1040 personal

El self-employment tax te pega en todo: Todo tu profit neto paga self-employment tax al 15.3% sobre los primeros $176,100 (2025), y despues 2.9% sobre eso, segun la pagina del IRS sobre self-employment tax.

Numeros reales: Tuve una senora que tenia un servicio de limpieza en el area de Katy. Gano $95,000 de profit limpio el ano pasado. Solo el self-employment tax fueron $13,430. Y eso es antes del income tax federal.

Lo que puedes deducir:

• Home office (metodo simplificado o gastos reales)
• Millas del vehiculo o gastos reales del carro
• Tus propias primas de seguro medico
• Contribuciones al retiro (SEP-IRA, Solo 401(k))
• Suministros de oficina, software, entrenamiento

Tambien podrias calificar para la deduccion QBI (Qualified Business Income), que puede quitar el 20% de tu ingreso del negocio antes de calcular taxes. Pero hay limites de ingreso y reglas por industria, asi que verifica primero.

Partnerships y LLCs de Multiples Miembros

Las LLCs de multiples miembros automaticamente pagan taxes como partnerships, a menos que elijas otra cosa. Los partnerships no pagan income tax federal como entidad. El negocio entrega una declaracion y luego le pasa el ingreso a cada socio personalmente.

Lo que llenas:

• Form 1065 muestra el ingreso total y gastos del negocio
• Schedule K-1 es tu parte personal de las ganancias, perdidas, deducciones y creditos
• Tu reportas ese K-1 en tu Form 1040 personal

Importante: Tu ingreso del K-1 paga self-employment tax si estas trabajando activamente en el negocio. Si eres un socio limitado, solo pagas self-employment tax sobre pagos garantizados.

Como se reparte: Los socios no tienen que repartir 50-50. Tu acuerdo de partnership dice quien recibe que. Pero esas reparticiones necesitan tener “efecto economico sustancial” bajo la Seccion 704(b) del IRS. No puedes mover dinero nada mas por razones de taxes.

Veo esto mucho con negocios familiares en Houston. Dos hermanos abren un restaurante. Uno trabaja 60 horas a la semana en la cocina, el otro puso el capital pero tiene otro trabajo. La reparticion tiene que reflejar la realidad del negocio.

S-Corporations

S-Corp no es una estructura de negocio. Es una eleccion de taxes. Tu llenas el Form 2553 y eliges tributar como S-Corp. Las LLCs pueden hacerlo. Las corporaciones pueden hacerlo. Legalmente sigues igual; solo cambias como pagas taxes.

Lo que llenas:

• Form 1120-S para el ingreso y gastos del negocio
• Schedule K-1 para la parte personal de cada dueno
• Reportas tu K-1 en tu Form 1040 personal

La regla del payroll: Si trabajas en tu S-Corp, te pagas un salario real. Corres payroll. Pagas 7.65% de employment taxes y el negocio paga 7.65%. Lo que saques arriba de ese salario no paga self-employment tax.

Ahi es donde ahorras dinero. Lee S-Corp vs LLC: ¿Cual es mejor para taxes? para ver el desglose completo.

Tambien tienes que:

• Entregar quarterly payroll returns (Form 941)
• Emitir W-2s para ti y tus empleados
• Manejar los taxes de desempleo estatal
• Enviar Form 1099-NEC a contratistas que les pagaste $600 o mas

C-Corporations

Las C-Corps son diferentes. El negocio mismo paga taxes. La tasa federal es un flat 21% sobre las ganancias.

Lo que pasa:

• Form 1120 muestra el ingreso total y los taxes del negocio
• La corporacion paga 21% sobre lo que gana
• Si sacas dividendos, pagas taxes otra vez sobre esos dividendos personalmente

Eso es “doble tributacion,” y por eso la mayoria de los negocios pequenos no usan C-Corps. Pero si estas reinvirtiendo toda la ganancia en crecimiento o trayendo inversionistas externos, las C-Corps tienen sentido.

Texas Tiene Sus Propias Reglas

Buenas noticias: Texas no tiene state income tax. No le pagas al estado ni un centavo sobre el ingreso de tu negocio.

Malas noticias: Texas tiene un franchise tax (le dicen margin tax). Si estas debajo de $2.47 millones en revenue anual para 2026, no debes nada de tax, aunque puede que todavia tengas que entregar el Public/Ownership Information Report con el Texas Comptroller. Arriba de eso, es 0.75% para la mayoria de los negocios (0.375% si eres retailer o wholesaler).

La fecha del 15 de mayo pega diferente: El reporte del franchise tax se entrega el 15 de mayo. La mayoria de los duenos de negocios en Houston estan estresados con las fechas federales en marzo y abril, y se les pasa esta. Pero al estado de Texas no le importan las excusas.

Para mas detalles sobre el franchise tax, lee nuestra guia completa del franchise tax de Texas.

Pagos Estimados Trimestrales

Tu declaracion anual no es todo el panorama. El IRS quiere dinero durante todo el ano. Si esperas deber $1,000 o mas, necesitas hacer pagos estimados trimestrales.

Fechas de 2026:

Trimestre	Fecha Limite
Q1 (enero-marzo)	15 de abril, 2026
Q2 (abril-mayo)	15 de junio, 2026
Q3 (junio-agosto)	15 de septiembre, 2026
Q4 (septiembre-diciembre)	15 de enero, 2027

Si te los saltas, pagas penalidades. El IRS cobra interes a la tasa federal de corto plazo mas 3%, y la ajustan cada trimestre. Para 2025, estamos viendo alrededor de 7-8%. Eso es dinero real encima de lo que ya debes.

Veo esto todo el tiempo con duenos de negocios hispanos en Houston que estan en su primer ano. Nadie les dijo que tenian que pagar cada trimestre. Llega abril y la cuenta es enorme.

Errores Que Te Cuestan Dinero

Despues de diez anos viendo negocios de Houston hacer sus taxes, esto es lo que sigue apareciendo:

1. Forma equivocada, fecha equivocada. Los partnerships y S-Corps entregan el 16 de marzo. La mayoria piensa que es el 15 de abril. Pasarte de la fecha cuesta $260 por socio o accionista por cada mes de atraso.

2. Llamar empleados “contratistas.” Te ahorra payroll tax este ano, pero el IRS los reclasifica y de repente debes back taxes, multas e intereses. No vale la pena. Veo esto constantemente en la industria de la construccion y servicios de limpieza en Houston.

3. Mezclar dinero personal y del negocio. Meter el ingreso del negocio en tu cuenta personal, pagar cosas personales de la cuenta del negocio. Las Guias de Tecnica de Auditoria del IRS dicen que esto es lo que mas dispara auditorias. Tambien hace imposible rastrear lo que realmente dedujiste.

4. Saltarse los pagos trimestrales. Duenos en su primer ano se sorprenden con penalidades por pago insuficiente. Si vas a deber mas de $1,000, necesitas pagos trimestrales.

5. No entregar los 1099. Le pagas a un contratista $600 o mas, tienes que entregar Form 1099-NEC antes del 31 de enero. Si no lo entregas, te cobran de $60 a $310 por forma atrasada, segun las reglas del IRS.

Lo Que Necesitas Reunir

No importa que estructura tengas, vas a necesitar los mismos documentos:

• Estado de perdidas y ganancias del ano completo
• Balance sheet (requerido si eres partnership, S-Corp o C-Corp)
• Estados de cuenta del banco y tarjetas de credito comparados con tus libros
• Recibos y comprobantes de todo lo que dedujiste
• La declaracion del ano pasado para carryovers y comparacion
• Registros de payroll con W-2s y declaraciones trimestrales
• 1099s que recibiste y copias de los 1099s que emitiste
• Registro de millas si estas reclamando deducciones del vehiculo
• Medidas del home office si estas tomando esa deduccion

Si mantienes tus libros al dia todo el ano, esto es solo organizar lo que ya tienes. Si no, es una pesadilla.

¿Cuando Conviene Contratar a Alguien?

Un sole proprietor sencillo con unos pocos miles en gastos puede hacer su Schedule C en TurboTax y estar bien. Mucha gente lo hace.

Pero la cosa cambia rapido. LLCs de multiples miembros con reparticiones complicadas, S-Corps donde tienes que determinar “salario razonable,” cualquier cosa con empleados, multiples estados, depreciacion, o perdidas arrastrando de anos anteriores. Te pierdes un detalle y estas pagando de mas o recibiendo una carta del IRS.

A la mayoria de los duenos de negocios en Houston les digo: la cuota de preparacion de taxes se paga sola en deducciones que hubieras perdido, multas que evitas, y tiempo que recuperas. Tu sabes lo que cuesta la preparacion. No sabes lo que cuesta estar equivocado.

En EZQ Group, hacemos returns para sole proprietors, partnerships, S-Corps y C-Corps por todo Houston. La base es tener libros limpios, por eso hacemos contabilidad durante todo el ano junto con la preparacion de taxes. Nada se pierde cuando llega abril.

¿Quieres dejar de estresarte con tus taxes? Agenda una cita o llamanos al (346) 389-5215 para hablar de tu situacion.

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Este articulo es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento fiscal, legal o financiero. Las situaciones fiscales varian segun las circunstancias individuales. Consulte a un profesional de impuestos calificado sobre su situacion especifica.